Zunächst untersucht man alle Abläufe und stellt die auftretenden Fehler fest. Diese werden anschließend einer Bewertung unterzogen, um im Nachhinein passende Lösungswege zu erstellen. Dieses gesamte Verfahren wird auf mehrere Ebenen verteilt, die nacheinander alle durchlaufen werden.
Zu aller erst werden die sogenannten Stammdaten erhoben. Hierzu bedient man sich eines Formblattes. Auf diese Weise werden keine wichtigen Aspekte übersehen oder gar vergessen und alle relevanten Daten fließen in die Analyse mit ein.
Folgend wird das angebotene Produkt und/oder Dienstleistung näher betrachtet. Es wird auf all seine Inhalte und Variationen hin untersucht und so genau wie möglich dokumentiert. Denn nur wenn man allumfassende Kenntnisse darüber hat, kann man auch auf potenzielle Fehlerquellen stoßen.
Die durch diese genaue Betrachtung herausgefundenen Fehlerpotenziale, werden zunächst gesammelt. Die Auftrittswahrscheinlichkeit ist hierbei unerheblich, es reicht ein einmaliges Vorkommen.
Im nächsten Schritt werden alle Fehler durch Ursachen und mögliche Folgen genauer bestimmt. So können sie anschließend genau kategorisiert werden, was dabei hilft passende Lösungsansätze zu ermitteln.
In Großbetrieben und besonders in der Autoindustrie kommt dieses Verfahren immer häufiger zum Einsatz. Hier kommt es darauf an, dass man Fehler möglichst frühzeitig erkennt und sie bereits am Anfang der Produktion beheben kann. Die sonst entstehenden Folgekosten einer späteren Fehlerbehandlung wären enorm, ganz zu schweigen die Kosten einer möglichen teuren Rückrufaktion.